Kantoor in de cloud

kantoor artiesten
Bedrijven en zzp’ers maken steeds vaker gebruik van gratis internetdiensten.
Voordeel daarvan is dat je ze niet op de computer hoeft te downloaden, maar dat ze overal op elke computer te gebruiken zijn. Dankzij het nieuwe werken in de cloud, de virtuele opslagplaats van data.

Er zijn honderden web­diensten en apps die van je laptop en smart­phone een virtueel kantoor maken, waar­in je altijd en overal productief kunt zijn.
Behalve het voordeel dat je niet meer afhankelijk bent van één werkplek, kun je er ook mee aan de slag op een andere computer. Uit het enorme woud van toepas­singen: een aantal dat onmisbaar is voor de moderne werker.

– BESTANDEN BEWAREN   (dropbox.com)

Nooit meer je bestanden kwijt, ze staan in je Dropbox. Zelfs al gaat een computer stuk of is een mo­bieltje kwijt, Dropbox heeft de back-up. De dienst laat je bestan­den vanaf computers of mobiel uploaden naar zijn servers. “Drop­box is doodsimpel in het gebruik. Je hebt een map en alles wat je in die map zet staat ook op de ser­vers van Dropbox. En binnen een paar klikken heb je bestanden of mappen met hele groepen ge­deeld”, zegt redacteur Floris Poort van technologietijdschrift Bright. Ook handig dus voor het delen van veel bestanden met collega’s. Dropbox heeft apps voor Win­dows, Mac, Android, iPhone, iPad, Blackberry en meer, zodat je op al je apparaten toegang tot dezelfde bestanden hebt. De eerste 2 GB zijn gratis, voor 100 GB extra be­taal je 10 dollar per maand. Drop­box slaat de bestanden versleu­teld op zijn servers op, zodat bij een eventuele hack van Dropbox niet de bestanden van alle gebrui­kers te zien zijn. Risico is dat je account wordt gehackt omdat ie­mand je wachtwoord achterhaalt. Daar heb je zelf ook een rol in, bij­voorbeeld als je wachtwoord te makkelijk is of je wachtwoord het­zelfde is als dat op een site die wel is gehackt. Voor alle cloud­diensten geldt: kies een moeilijk wachtwoord en per dienst een an­der. Als iets echt niet mag uitlek­ken en je wilt het zekere voor het onzekere nemen, dan kun je het beter alleen op je computer laten staan en niet in de c1oud. Maar dan nog moet je eigen pc ook goed beveiligd zijn.

– SAMENWERKEN  (docs.google.com)

Voor het maken van documenten, presentaties of spreadsheets is een duur office-pakket niet meer nodig. Google Does biedt dezelfde basisfuncties gratis via het web aan en laat je ook tegelijk met collega’s samenwerken aan dezelfde documenten. Het resul­taat is behalve op Google-servers ook op de eigen computer op te slaan als gewoon Office-bestand. Aan online opslag van Google Does zijn geen kosten verbonden; een deel van de functies werkt ook op mobiele apparaten.

– BESTANDEN MAILEN   (wetransfer.com)

Grote bestanden versturen naar klanten of collega’s kan vervelend zijn. Maar al te vaak komt de mail onbezorgd retour vanwege be­perkte limieten van de mail box van de ontvanger. WeTransfer biedt de oplossing: via deze site zijn bestanden tot 2 GB gratis te versturen, meestal ruim voldoen­de. De verzender krijgt mail als de ontvanger het bestand heeft ge­download. Simpel en effectief. Het Nederlandse WeTransfer groeit dan ook snel in populari­teit en heeft nu maandelijks al acht miljoen gebruikers.

– VIRTUEEL VERGADEREN   (plus.google.com/hangouts)

Voor videoconferencing met colle­ga’s of klanten zijn veel oplossin­gen, maar die kosten bijna altijd geld. De Hangout-functie van Google+ is gratis en wie geen lid is van dit sociale netwerk van Google kan toch meepraten. Maxi­maal tien personen kunnen tege­lijkertijd via hun webcam commu­niceren.

De camera schakelt automatisch naar de persoon die aan het woord is. Je kunt ook tegelijker­tijd chatten in tekst of alleen in audio, voor wie zijn gezicht niet wil laten zien. Hangouts maken het ook mogelijk samen aan docu­menten te werken of een compu­terscherm op afstand te delen met anderen in de groep.

“Ik gebruik Hangouts steeds va­ker, wekelijks al. Het is vaak even de anderen overtuigen, maar voor­alsnog is iedereen enthousiast. Ik moet wel van tevoren bellen om ze naar de Hangout te halen”, zegt Marco Derksen, oprichter van de site Marketingfacts.nl.

– AANTEKENINGEN MAKEN  (evernote.com)

Populairste app voor het maken van aantekeningen is Evernote. De dienst heeft apps voor bijna al­le smartphones en tablets en werkt ook via het web. Krabbels en notities staan veilig in de cloud en zijn doorzoekbaar, zodat je die briljante brainwave van midden in de nacht maanden la­ter nog terugvindt. Met de Web Clipper zijn snel passages van webpagina’s te bewaren. Ook veel andere mobiele apps laten gebruikers informatie naar hun Everno­te-accounts sturen.

performers platform
– OVERAL INLOGGEN  (lastpass.com)

Wie steeds meer online doet is da­gelijks nogal wat tijd kwijt met het inloggen op sites, apps en so­ciale netwerken. LastPass is een handige dienst, die afrekent met de vraag welk mailadres of wacht­woord bij welke site hoort. Last­Pass slaat de wachtwoorden per si­te versleuteld op en logt gebrui­kers automatisch in. Alleen het LastPass-wachtwoord is nodig. Veilig en betrouwbaar? Last­Pass-gebruiker en webontwikke­laar Edo de Roo vindt van wel:

“Het alternatief is een wacht­woordmanager op mijn eigen computer – maar die wordt wel­licht eerder dan LastPass gehackt – of overal hetzelfde wachtwoord gebruiken. Maar dat is het stom­ste dat je kunt doen. Ik maak me weinig zorgen. In de drie jaar dat ik LastPass gebruik heeft het er één keer twee uur lang uit gele­gen. Kon ik twee uur lang ner­gens inloggen.” De dienst is gratis op computers, voor mobiel ge­bruik vraagt LastPass 12 dollar per jaar.

– VERGADERDATA PRIKKEN  (selectthedate.com)

Niets lastiger dan een groep colle­ga’s op dezelfde datum en tijd bij elkaar krijgen. SelectTheDate maakt een datum prikken makke­lijker. De organisator stuurt oproe­pen en kan ontvangers laten kie­zen uit meerdere data. Hij ziet welk moment de voorkeur heeft, waarna een bevestiging volgt. Se­lectTheDate heeft een website, een eigen iPhone-app en binnen­kort eentje voor Android .

– BIJLEZEN  (getpocket.com)

Je ziet een interessant artikel dat voor je werk van pas komt, maar hebt geen tijd het direct te lezen. Dan biedt Pocket een handige ma­nier dat artikel op al je apparaten beschikbaar te maken. Zodat je verder kunt lezen wanneer het uitkomt, op mobieltje, tablet of computer. Bewaren van artikelen met Pocket is extra makkelijk, om­dat de dienst via handige apps en plug-ins werkt met alle webbrowsers en alle mobiele telefoons, waaronder ook die van Blackber­ry, Nokia en Windows en zelfs en­kele e-readers. Kortom: een virtue­le leesmap in je broekzak. .

– BETROUWBAAR NOTULEREN  (soundnote.com)

Wat zei die collega ook alweer bij die vergadering van laatst? Notu­len in tekst zijn niet altijd even betrouwbaar. Alternatief is de he­le vergadering opnemen en afluis­teren, maar dat is nog tijdroven­der. Mooie middenweg: iPad-app SoundNote. Neem het gesprek op met de tablet en maak tegelijk no­tities in korte steekwoorden. Bij onduidelijkheid hoef je alleen maar op die woorden te klikken om de specifieke passage terug te horen. Audiofragmenten zijn ook op te slaan en te delen. Voor colle­ga’s die je niet geloven.

– TAKENLIJSTJES MAKEN  ( astrid.com)

Nooit iets vergeten, dankzij As­trid. Met de gratis site en app houd je makkelijk takenlijstjes bij. De to-do’s zijn tegelijk beschik­baar op meerdere apparaten en zijn ook te delen met anderen, die ze eventueel kunnen bewer­ken. Astrid werkt op computers en met speciale iPhone- en An­droid-apps.

(door Tonie van Ringelestijn)