E-facturatie

facturatie artiesten
Wat is e-facturatie?

Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek staan en hun eigen betekenis hebben.

Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.

De communicatie van het ene elektronische systeem naar het andere systeem, zonder menselijke tussenkomst, wordt mogelijk gemaakt door UBL: Universal Business Language.
Door de standaardindeling van de factuur (.XML) begrijpen softwareprogramma’s elkaar en kunnen ze de factuur op de juiste manier inlezen .

Waarom is e-facturatie voor jou als ondernemer belangrijk?

Vanaf 1 januari 2017 wordt e-facturatie verplicht bij de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten. Dit betekent dat ook het MKB, met zijn samenwerkingsverbanden met overheidsinstanties en elkaar, aan deze innovatie zal moeten geloven. Want als je dan eindelijk die felbegeerde opdracht binnen hebt gesleept, is het natuurlijk wel zo leuk als je software in staat is aan de overheid te factureren. Ook om internationaal mee te kunnen blijven doen is e-facturatie van belang. In steeds meer landen zal de komende jaren e-facturatie door de overheid verplicht gesteld worden.

Wat heb je nodig om te kunnen e-factureren?

Om te kunnen e-factureren heb je een boekhoudtool nodig die beschikt over een koppeling met een andere boekhoudtool. Voor bedrijven die veel diensten verlenen voor de overheid betekent dit een aansluiting op het systeem van de overheid: Digipoort genaamd. Voor anderen is er de mogelijkheid te factureren via bijvoorbeeld Simplerinvoicing. Op de site van Simplerinvoicing kan je lezen welke tools al over een aansluiting beschikken en welke hiermee bezig zijn.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

  • Het scheelt veel geld.

Onderzoeken schatten de winst voor ondernemend Nederland in op 750 miljoen euro per jaar tot zelfs 1,2 miljard. Bedrijven zijn nu drie tot zelfs 30 euro per factuur kwijt.

  • Het scheelt veel tijd.

Er komt geen mensenwerk meer kijken bij het invoeren van de factuur door de ontvangende partij. Ook worden zo fouten voorkomen, wat nog meer tijdswinst (en dus geld) oplevert.

Wij zeggen bedankt en tot ziens tegen de postduif, de brievenbus en de mailbox. En wat moet je dan met al die postzegeltjes die je overhoudt? Even bewaren zouden wij zeggen.
Want kan je die volgend jaar mooi op je kerstkaarten laten plakken door je administratief medewerker die door al deze innovatie tijd over houdt. Want die handgeschreven kerstkaart met ouderwets postzegeltje erop, voorspellen wij, wordt de manier om op te vallen als deze straks bij je klant in die lege brievenbus ligt te pronken. Lekker retro!

Voor je facturatie is dit een minder geslaagde strategie. Rijksoverheid heeft zijn marketing gedaan en vat het mooi samen: ‘E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie’.