Schep orde in uw administratie

Inzicht in uw geldzaken begint bij een geordende administratie. U kunt dan alles makkelijk terugvinden. Een privéadministratie houdt u bij op uw computer (digitaal) of in een ordner met tabbladen (papier). Een combinatie kan ook: kies de manier die u prettig vindt in gebruik. Het is hierbij belangrijk dat u weet waar u alles kunt terugvinden. Nu veel organisaties digitaal communiceren is dat niet altijd makkelijk. Onderstaande tips helpen u daarbij.

Do’s

• Besteed wekelijks tijd aan de administratie: lees post, documenten, brieven en e-mails. Daarmee krijgt u een goed beeld van de noodzakelijke (re)acties. Het bijhouden van de administratie bestaat uit de volgende onderdelen: betalen, controleren, reageren, bewaren en weggooien.
• Controleer periodiek mijnoverheid.nl. U kunt bijvoorbeeld controleren hoe u bij de gemeente geregistreerd staat of de status van uw omgevingsvergunning volgen. Ook ontvangt u hier post van organisaties zoals de Belastingdienst, Kadaster, RDW, SVB, UWV en uw gemeente. U logt veilig en gemakkelijk in met uw DigiD.
• Noteer in een overzicht waar u belangrijke documenten bewaart: contracten, overeenkomsten, garantiebewijzen en polissen. Gebruikelijke opslag is een ordner met tabbladen, (map)bestanden op uw computer of de ‘mijn-omgeving’ van een organisatie.

Tip! Zorg dat gegevens over hetzelfde onderwerp op dezelfde manier bewaart. Dus niet de ene keer de telefoonrekening afdrukken en de anderen keer in een map op de computer en weer een andere keer in de mijn-omgeving laten staan.

• Maak een regelmatige back-up van uw computerbestanden en administratie op een externe harde schijf. Of kies voor een beveiligde opslagfaciliteit ‘in the cloud’. Dan raken de datagegevens
nooit kwijt en u kunt er 24/7 op elke plek van de wereld bij.
• Controleer minimaal 1x per week uw banksaldi en alle bij- en afschrijvingen. Betaal rekeningen op tijd met vooraf inplannen of maak een reminder in uw agenda.
• Spreek (van tevoren) met uw partner af wie de administratie doet en bewaart, dan kan de ander de documenten terugvinden als dat nodig is.

Don’ts

• Post en e-mails langer dan 2 weken niet openmaken en lezen.
• Vergeten de berichtenbox van mijnoverheid.nl en de ‘mijn-omgevingen’ van organisaties periodiek te bekijken.
• Geen zicht houden op het saldo van uw bankrekening(en). Het kost u hooguit een uur per week om uw privé-administratie op orde te houden.
• Rekeningen niet of te laat betalen, waarna vaak hoge incassokosten worden geclaimd.
• Garantiebewijzen, offertes en belangrijke documenten weggooien.

Tip: scan of fotografeer ze met uw smartphone en sla ze op in een cloudvoorziening.

Overzicht van uw huidige uitgaven

Er bestaat onderscheid tussen vaste lasten, reserveringsuitgaven en huishoudelijke uitgaven. Voor vaste lasten heeft u meestal een soort overeenkomst afgesloten. Voorbeelden zijn huur of hypotheek, energie, verzekeringen en abonnementen. Reserveringsuitgaven zijn uitgaven aan bijvoorbeeld inventaris, onderhoud van het huis en vakantie. Huishoudelijke uitgaven zijn
onder andere boodschappen.

Er zijn uitgaven die maandelijks terugkomen, zoals de huur of hypotheek. Er zijn uitgaven die u maar één keer per jaar of per kwartaal betaalt, zoals sommige verzekeringspremies en de
motorrijtuigenbelasting. Kortom: uitgaven wisselen van maand tot maand. Reken daarom alle uitgaven om naar een gemiddeld bedrag per maand.
Veel uitgaven vindt u terug op uw rekeningoverzicht in uw online bankieromgeving, zoals de vaste lasten en alle bedragen die u pint. Wanneer u geen inschatting kunt maken van de hoogte van uw huishoudelijke uitgaven, dan kunt u een paar maanden een kasboek bijhouden waarin u alle uitgaven opschrijft. Dit geeft u een beeld van uw gemiddelde huishoudelijke uitgaven per maand.

Bezuinigen

Er bestaan vaak onrealistische verwachtingen over de mogelijkheden om te bezuinigen. Veel starters denken dat zij best van een lager inkomen kunnen rondkomen dan ze gewend zijn. Helaas komen dit soort verwachtingen maar zelden uit. De hoogte van veel uitgaven ligt namelijk vast, zoals het bedrag wat u kwijt bent aan huur of hypotheek, verzekeringen, aflossingen van leningen, heffingen van de gemeente en schoolkosten van de kinderen. Het zijn allemaal vaste bedragen die u niet zo maar kunt verlagen.

Op andere uitgaven kunt u wel bezuinigen, maar het kan maanden duren voordat u daarvan het effect merkt. Bijvoorbeeld bezuinigingen op energiekosten, waarvan u één keer per jaar een eindafrekening krijgt. Sommige besparingen zijn alleen maar uitstel. U kunt besluiten om een tijd geen kleding te kopen, maar eens moet u uw jas of schoenen vervangen. Om de hoogte van uw ondernemersinkomen te bepalen, kunt u daarom het best uitgaan van uw huidige uitgavenpatroon.

Urenverantwoording

Voor ondernemers gaat het om de uren die besteed worden aan het bedrijf. Dit zijn zowel de uren die u in rekening brengt bij uw klanten als de uren voor de bedrijfsadministratie, het opstellen van offertes en het volgen van trainingen. Reistijd telt niet mee als gewerkte uren. Het is belangrijk dat u het aantal gewerkte uren bijhoudt, zodat u kunt aantonen dat u daadwerkelijk heeft gewerkt.

Autokosten

Autokosten zijn te verdelen in vaste en variabele kosten. Vaste kosten zijn bijvoorbeeld de verzekering, de motorrijtuigenbelasting en de afschrijving. Onder de variabele kosten vallen het onderhoud en de brandstof.

Vrijetijdsuitgaven

Onder vrijetijdsuitgaven vallen een avondje uit, een boek of uitgaven aan hobby’s, sport, vakanties en weekendjes weg. De kosten voor een vakantie kunnen zeer uiteen lopen. Huishoudelijke uitgaven Onder huishoudelijke uitgaven vallen onder andere voeding, schoonmaakartikelen en huisdieren. Heeft u geen idee wat u besteedt aan deze uitgaven, dan kunt u een bepaalde periode een kasboek bijhouden. Na één of twee maanden heeft u een goed beeld van de bedragen die hierin omgaan. Betaalt u de boodschappen met de pinpas, dan kunt u de bedragen eenvoudig terugvinden op uw rekeningafschriften.

Meer info vindt u in het Geldboek voor Ondernemers (zie rechtermenu)